100 dicas para uma oficina 100%

Conquistar a satisfação e a fidelidade do seu cliente, oferecendo serviços de qualidade num estabelecimento comercial sério e honesto. Esse é o sonho de todo empresário reparador, por isso, selecionamos nessa matéria comemorativa da edição 200 da Revista O Mecânico, o primeiro capítulo de uma série de 200 dicas elaboradas em parceria com o IQA (Instituto da Qualidade Automotiva) para fazer da sua oficina um negócio rentável e de sucesso. As próximas 100 dicas você vai acompanhar na edição de número 201. Confira:

Gestão

1. Defina um organograma com as atribuições de cada funcionário de acordo com sua função.
2. Seja mais suscetível a mudanças.
3. O primeiro passo para uma mudança é a conscientização de que todas as áreas da oficina precisam passar por uma análise criteriosa e todos os colaboradores têm que se envolver nesse processo.
4. Mostre aos funcionários a importância e o papel de cada um na empresa.
5. Tenha sempre seus funcionários identificados por crachá.
6. Nunca chame a atenção de um funcionário na frente do cliente.
7. Ofereça serviços diferenciados aos seus clientes. Ex. Leva e traz, lavagem, entre outros.
8. Desenvolva a cultura da preservação do meio ambiente em todas as áreas da oficina.
9. Oferecer uniformização adequada é obrigação da empresa.
10. Remunere os funcionários de acordo com o trabalho.
11. Mantenha diálogos sempre ativos.
12. Realize reciclagem e ofereça oportunidades para os seus funcionários conhecerem as tecnologias atuais.
13. Quem trabalha com um sistema de gestão por processos está a 10 anos na frente.
14. Não esqueça que os processos sempre envolvem diversos departamentos, com toda a empresa reunida num só objetivo: a satisfação do cliente.
15. Com processos bem definidos o gestor pode identificar as deficiências das operações e corrigi-las em tempo oportuno, evitando chegar até o cliente.
16. Padronize sua rede com a certificação (Quando aplicável).
17. Utilize sua certificação para participar de licitações públicas. Faça valer o seu diferencial.
18. Busque orientações de gestão em organismos direcionados (SEBRAE).
19. Fique atento e aproveite as oportunidades geradas por exigências do governo, como a Inspeção Veicular.
20. Em caso de oficina a diesel adéque-se para o PMMVD (Programa para a Melhoria da Manutenção de Veículos Diesel).
21. Procure um sindicato e/ou associação para fortalecer o seu padrão de atendimento. Além disso, as associações de classe têm mais acesso para conseguir informações técnicas.
22. Transforme seu concorrente em parceiro, consiga melhores condições e benefícios no mercado.
23. Empresa melhor preparada e melhor formada tem mais possibilidade de atingir melhores resultados e permanência no mercado.
24. Junte um grupo e busque apoio de entidades como o SEBRAE, por meio do projeto Empreender, e aproveite para gerar benefícios para todos os que participam.
25. Busque ajuda externa, uma pessoa de fora enxerga muito melhor o que está acontecendo dentro de uma empresa.
26. Tenha uma certificação da qualidade, pois o órgão certificador irá ajudá-lo a controlar seus padrões de qualidade na prestação de serviços.
27. Lembre-se sempre que a oficina é co-responsável pelo produto que está aplicando no automóvel, por isso, exija produtos de qualidade que sigam as normativas do INMETRO.
28. Implante a filosofia dos 5’s em sua oficina, que transforma o ambiente com organização e atitude, melhorando a qualidade de vida dos funcionários, diminuindo desperdícios, reduzindo custos e aumentando a produtividade das instituições.
29. Na oficina deve-se evitar o estoque desnecessário de peças e materiais em excesso, tanto papéis quanto objetos; desperdícios de graxas, sabão e cremes.
30. Ter a mão apenas as ferramentas que serão necessárias para aquele serviço determinado.
31. O descarte de óleo e resíduos deve ter a destinação correta feita por empresas credenciadas.

32. Convide o cliente para conhecer a oficina e fazer o trabalho com transparência, oferecendo, inclusive, a possibilidade de acompanhar o serviço.
33. É recomendável que o proprietário do estabelecimento faça um seguro, para qualquer avaria que possa ocorrer ao veículo dentro da oficina.
34. Selecione os serviços adicionais que pode oferecer ao cliente para agregar valor ao seu serviço, como serviço leva e trás, lavagem do veículo, convênio com cooperativas de táxis, etc.
35. A certificação é um investimento e não um custo, pois é uma ferramenta valiosa para análise do sistema da qualidade existente e cobrança contínua de melhorias.
36. A certificação nas oficinas é um reconhecimento público da empresa em relação ao sistema de gestão da qualidade implantado, que em seguida é analisado por uma entidade neutra, habilitada para essa finalidade.
37. Trabalhar de acordo com regras que preservam a integridade física do mecânico é primordial para o sucesso do negócio da reparação e todos são beneficiados.
38. Para evitar problemas com o ministério do trabalho é obrigatório que o empresário disponibilize para seus trabalhadores, além dos EPCs e das devidas manutenções do ambiente de trabalho, os equipamentos de proteção individual, também conhecido por EPIs.
39. Muitos funcionários se recusam a utilizar os EPIs, por não entender que essa prática vai resguardar sua integridade física e sua segurança no dia a dia do trabalho. É uma questão de conscientização e treinamento.
40. O funcionário que descuida do uso dos equipamentos de proteção, apesar de tê-los recebido e orientado sobre o uso, deve receber uma advertência do empregador.
41. Cuidado na formação de preços, levante todos os custos relacionados direto e indiretamente com o serviço. (Ex.: Lavagem, Cafezinho, Água e etc.)

Indicadores

42. Faça um planejamento estratégico com os objetivos que quer atingir num determinado período e assim estipular os indicadores que serão controlados.
43. Registre todas as suas ações para acompanhamento dos resultados.
44. Crie seus próprios indicadores, não existe uma regra, tudo vai depender de qual é o seu objetivo.
45. Crie indicador sobre melhoria no atendimento.
46. Crie indicador para o visual da oficina.
47. Crie indicadores para os processos.
48. Crie indicadores para a entrega do veículo.
49. Crie indicadores para a quantidade de reparos.
50. Defina indicadores que facilitem a solução de problemas.
51. A criação de um fluxograma em cada etapa pode ajudar muito.
52. Utilize estatística e gráficos, a partir dos seus registros, é o modelo mais recomendado para obter os benefícios dos indicadores.
53. Indicadores mostram desenvolvimento, podendo efetuar as correções necessárias em tempo de evitar problemas.
54. Faça um acompanhamento dos indicadores com sua equipe, tornando-a parte de um todo.

Reclamações e Pesquisa de Satisfação

55. A pesquisa de satisfação serve para medir o padrão de qualidade do serviço prestado bem como sentir de que forma os clientes avaliam os processos, produtos e serviços oferecidos.
56. Criar um controle de reclamações dos clientes.
57. Crie índices para análise e controle de reclamações.
58. Pergunte ao cliente no momento da entrega do veículo, se ele concorda em responder um questionário de satisfação de atendimento.
59. Marque uma data para a pesquisa com o cliente ainda na entrega do veículo.
60. Não direcione os resultados da pesquisa, pois funcionam como referência para uma auto-avaliação.
61. Não adianta ter uma pesquisa guardada na gaveta enquanto você continua sem saber onde está a falha da sua oficina.
62. Essa ferramenta serve para mostrar onde devem ser feitas as ações e, se assim não for, a pesquisa não está atendendo ao seu propósito.
63. As pesquisas devem ser tabuladas, analisadas e formatadas a fim de gerar base para um plano de melhoria contínua.
64. Utilize a pesquisa para comparar os seus serviços ao longo de um período, caso positivo utilize essa informação em suas ações de marketing e caso negativo crie um plano de melhoria.
65. Após implantação das melhorias, sempre faça uma pesquisa para saber o que seu cliente está achando.
66. Mantenha arquivado o histórico de resultados de suas pesquisas e reclamações, para comparações futuras. Ex.: Em 2005 tínhamos 75% de aprovação dos serviços e em 2010 95% de aprovação ou nossa capacidade de atendimento era de 200 carros/mês e hoje passou a ser 500 carros/mês.
67. Deixe claro ao cliente que o objetivo da pesquisa é promover a melhoria na prestação de serviço e que é importante não só as respostas como algumas sugestões que o mesmo queira dar.
68. Sempre que implantar uma melhoria sugerida pelo cliente, sinalize para que todos saibam e percebam essa melhoria, inclusive o próprio cliente.
69. É importante que a pesquisa seja feita depois de alguns dias que foi realizado o serviço, com um tempo para o cliente rodar com o carro dando o seu parecer, porém nunca superior a cinco dias úteis.
70. Deixe o cliente bem a vontade para expressar a sua impressão sobre o serviço prestado, bem como o que não lhe agradou dentro do seu atendimento.
71. A pesquisa lhe gerará um banco de informações muito rico, portanto, defina padrões de excelência a serem atingidos para que a pesquisa não fique sem sentido.
72. Os itens que tiverem notas baixas devem ser revistos e melhorados. Como qualquer outra atividade, essa avaliação pede o PDCA (Planejamento, Desenvolvimento, Controle e Avaliação).
73. Uma pesquisa bem trabalhada, assim depois de um tempo, permite planejar o crescimento do seu negócio no mercado, através da satisfação do cliente.
74. Uma pesquisa bem trabalhada pode direcionar o futuro da sua empresa, o caminho do desenvolvimento e para o crescimento.

Instalações

75. Mantenha o ambiente limpo, isso irá atrair públicos diferenciados à sua oficina.
76. Ambiente organizado passa uma boa imagem ao cliente e facilita o trabalho dos funcionários.
77. Reduza seu custo implantando a Iluminação Natural.
78. Mantenha uma boa sinalização interna da oficina.
79. Tenham uma boa recepção para os clientes que estão aguardando atendimento e a entrega do serviço.
80. Implante a separação dos resíduos nas oficinas e o descarte correto de peças e outros resíduos gerados da reparação.
81. Adote caixas decantadoras, que fazem o trabalho da separação da água e do óleo antes da destinação para esgoto público.
82. Utilize um analisador de gases para controlar a emissão de gases do veículo na atmosfera.
83. Recicle o gás do ar condicionado para reaproveitamento, pois além de preservar o meio ambiente, traz lucros.
84. Utilize uma máquina lavadora de peças para a lavagem de peças em geral, com produtos biodegradáveis, que não agridam o meio ambiente e gerem economia.
85. Observe se pode oferecer estacionamento para os seus visitantes.
86. Faça a manutenção preventiva das suas instalações e de todos os aprimoramentos que foram realizados.
87. Disponibilize banheiros decentes e limpos para clientes e funcionários, e ainda vestiários com chuveiros.
88. Em relação a limpeza, vale o senso de “não sujar”, assim outras pessoas terão até vergonha de sujar um ambiente que está tão limpo.
89. Se na oficina, cada um manter o seu local limpo, assim como as áreas em comum, o lugar vai estar sempre conservado.
90. Uma seqüência lógica no layout da oficina, por exemplo, reduz o tempo de trabalho e minimizam riscos de acidentes, afinal o trabalhador não precisa ficar andando de um lado para o outro desnecessariamente.
91. O ambiente de trabalho em geral deve ser estruturado para também resguardar a integridade do funcionário.
92. Recomenda-se conferir também se os hidrantes encontram-se desimpedidos e se as mangueiras de água estão guardadas em locais apropriados, o que é uma exigência do Corpo de Bombeiros e vale também para extintores.
93. Em situações de emergência e em casos de acidentes, a oficina deve ter uma caixa de primeiros socorros com anti-séptico (mertiolate), esparadrapo, algodão, curativo pronto (band-aid), etc, sem manter medicamentos.
94. É importante ter também um convênio com hospitais e os telefones do corpo de bombeiros, ambulância, polícia, resgate e o endereço da oficina sempre em um local de fácil visualização.

Tecnologia

95. Crie condições para que o cliente possa acompanhar o serviço no seu carro. Ex.: Online de onde o cliente estiver, similar com os bebês em grandes maternidades.
96. Busque entregar serviços mais confiáveis ao cliente usando a tecnologia com equipamentos e softwares.
97. Informatize seus processos e ganhe mais produtividade.
98. Implante um sistema de gestão informatizado que possibilite organizar orçamentos, contas a pagar e receber, agenda de atividades, controle de estoque, peças, cadastro de clientes, fornecedores, relatórios, balanceamento e alinhamento, além de gestão da qualidade.
99. Adquira um scanner automotivo, que faz a leitura e análise de vários componentes relacionados com a injeção eletrônica do motor, sendo essencial para oferecer um reparo de qualidade.
100. Disponibilize um sistema de busca de informações para os funcionários.

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